โลกเข้าสู่ยุคดิจิทัล กล่าวคือ ยกเว้นเอกสารสำคัญสองสามฉบับที่ยังคงมีอยู่ในแนวทางที่ล้าสมัย ได้แก่ เอกสารภาษี เวชระเบียน สูติบัตร ใบอนุญาตการสมรส และกระดาษที่จำเป็นอื่นๆ อีกสองสามชิ้น แต่เนื่องจากตู้เก็บเอกสารใกล้จะสูญพันธุ์พอๆ กับโรโลเดกซ์ คุณจะจัดเก็บ จัดระเบียบ และปกป้องสิ่งของเหล่านั้นอย่างไร? ที่นี้ การจัดระเบียบมืออาชีพจะนำเสนอเคล็ดลับในการปรับปรุงและปกป้องเอกสารที่จำเป็นเหล่านี้

รวบรวมทุกอย่างไว้ด้วยกัน

เอกสารที่เป็นต้นฉบับและสำคัญมากควรจัดเก็บไว้ด้วยกัน บางคนเลือกที่จะเก็บสิ่งต่างๆ เช่น สูติบัตรหรือทะเบียนสมรสไว้ในตู้เซฟที่ธนาคารแห่งหนึ่ง คนอื่นเลือกที่จะเก็บไว้ในบ้านของพวกเขา หากคุณเลือกใช้อย่างหลัง ขอแนะนำให้ซื้อตู้เซฟขนาดเล็กที่ทนไฟและกันน้ำแบบนี้ แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องสนุกที่จะนึกถึง แต่แนวคิดก็คือคุณสามารถคว้าตู้เซฟได้อย่างรวดเร็วและไปในกรณีฉุกเฉินและถ้าคุณไม่รู้สึกว่าจำเป็นต้องเก็บไว้ในที่ปลอดภัย ให้หาถุงซิปกันน้ำที่ทนไฟได้

เอกสารต้นฉบับใดๆ เช่น สูติบัตร หนังสือเดินทาง โฉนด/โฉนด ทะเบียนสมรส และคำสั่งหย่า ควรเก็บไว้ในตู้นิรภัยที่ทนไฟ สิ่งเหล่านี้เป็นสิ่งที่ไม่สามารถถูกแทนที่หรือเปลี่ยนได้ยาก คุณยังสามารถจัดเก็บรายการสิ่งของที่คุณครอบครองได้ (โดยเฉพาะสิ่งของมีค่า เช่น ศิลปะและเครื่องประดับ) และ/หรือใบรับรองผลิตภัณฑ์ของแท้เพื่อการประกันภัย

แทนที่จะใช้ตู้เก็บเอกสารขนาดใหญ่ ให้จัดแฟ้มเอกสารเข้าด้วยกัน ประโยชน์และประโยชน์ เพื่อติดตามเอกสารต่างๆ เช่น เวชระเบียน ใบเสร็จรับเงินเพื่อวัตถุประสงค์ทางภาษี และเอกสารการเช่า/จำนอง เพียงแค่เลื่อนกระดาษเข้าไปในตัวป้องกันแผ่นใสและเพิ่มตัวแบ่งเพื่อแยกหมวดหมู่ หากมีพื้นที่เพียงพอ ให้สร้างแฟ้มแยกสำหรับหมวดหมู่ขนาดใหญ่

ไม่ว่าคุณจะตัดสินใจจัดเก็บเอกสารไว้ที่ใด สิ่งสำคัญคือต้องอยู่ในสภาพแวดล้อมที่แห้งและควบคุมอุณหภูมิ หลีกเลี่ยงห้องใต้ดิน ห้องใต้หลังคา โรงรถ หรือทุกที่ที่มีความชื้น ความชื้น หรือแม้แต่ศัตรูพืช

ปรับปรุงสิ่งที่คุณต้องการจริงๆ

เพียงเพราะว่าเอกสารของคุณจำนวนมากอยู่บนกระดาษ ไม่ได้หมายความว่าเอกสารเหล่านั้นจะต้องคงอยู่อย่างนั้น อาจไม่จำเป็นต้องถือเอกสารบางอย่างที่คุณจัดเก็บไว้ในลิ้นชักเป็นเวลาหลายปีและหลายปี เรียนรู้ว่าเอกสารสำคัญควรเก็บไว้นานแค่ไหน และอยู่ในรูปแบบใด เราทุกคนต้องการกระดาษน้อยลงใช่ไหม? ไม่จำเป็นต้องเก็บสิ่งที่ไม่จำเป็น เรียนรู้ข้อกำหนดในการเก็บเอกสารสำหรับการยื่นภาษี เช่น จากนั้นทบทวนอีกครั้งอย่างน้อยทุกปี และทิ้งสิ่งที่ไม่ต้องการเก็บไว้อีกต่อไป

แปลงสิ่งที่คุณทำได้เป็นดิจิทัล

สำหรับเอกสารกระดาษที่คุณไม่ต้องการหรือไม่ควรทิ้ง เช่น เวชระเบียน คุณอาจคิดว่าการแปลงเป็นดิจิทัลเป็นทางเลือกหนึ่งหรือไม่ โชคดีที่ผลการตรวจเลือด, MRI, CT และผลการทดสอบอื่นๆ จำนวนมากได้รับการเผยแพร่ผ่านพอร์ทัลที่ปลอดภัย ซึ่งตอนนี้คุณสามารถเข้าถึงได้จากแอปหรืออีเมล ถ้าคุณชอบความคิดที่จะเข้าสู่ยุคดิจิทัล คุณสามารถสแกน [บันทึกกระดาษใดๆ] ไปยังระบบคลาวด์ที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านแล้วฉีกต้นฉบับ 

แนวคิดเดียวกันอาจใช้เอกสารทางการเงินบางอย่าง หากคุณรู้สึกท่วมท้นเกี่ยวกับการเติบโต ‘ที่จะถูกฟ้อง’ ให้บีบปัญหาในตาและเปลี่ยนไปใช้การเรียกเก็บเงินแบบไร้กระดาษทุกครั้งที่ทำได้ เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ตรวจสอบบัญชีของคุณออนไลน์เป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ถูกเรียกเก็บเงินเกินจริงสำหรับสิ่งใด ๆ 

รักษาบันทึกของบันทึกของคุณ

เมื่อมีการจัดระเบียบเอกสาร เราแนะนำให้เก็บบันทึกในที่ที่ปลอดภัยโดยระบุว่ามีเอกสารใดบ้างในคอนเทนเนอร์และจะหาได้ที่ไหนอาจเป็นกระดาษธรรมดาๆ หรือโฟลเดอร์ที่บันทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณอาจสแกนทั้งชุดด้วย เก็บสำเนาดิจิทัลที่มีชื่อชัดเจนและมีการป้องกันด้วยรหัสผ่านตลอดจนสำเนาที่เป็นกระดาษ ด้วยวิธีนี้ หากคุณต้องการเข้าถึงเอกสารสำคัญของคุณในขณะที่คุณไม่อยู่บ้าน คุณสามารถทำได้ง่ายๆ

สุดท้าย คุณจะต้องแน่ใจว่าคนที่คุณรักรู้วิธีค้นหาเอกสารสำคัญของคุณในกรณีฉุกเฉิน  การวางแผนอย่างดีเป็นเรื่องน่าทึ่ง แต่ถ้าคุณเป็นคนเดียวที่รู้แผน มันอาจจะไม่ได้ผลอย่างที่ควรจะเป็น จงมั่นใจในคนที่คุณไว้วางใจเพื่อให้สิ่งต่าง ๆ สามารถดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยที่คุณมีส่วนร่วมหรือไม่

ติดตามเรื่องราวเคล็ดลับดีๆได้ที่ lasvegas-buyandsell-realestate.com อัพเดตทุกสัปดาห์